KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan elemen penting dalam organisasi. Karena tanpa adanya komunikasi segala sesuatunya pasti tidak akan berjalan baik. Kemungkinan besar banyak terjadi “Miss Communication” dengan rekan kerja atau atasan yang dampaknya cukup besar bagi karir kita. Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi,
yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama. Ada beberapa pendapat yang mendefinisikan komunikasi secara terpisah yaitu:

• KEITH DAVIS
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang yang lain.

• CHESTER I BERNARD
Komunikasi adalah suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.

• KOONTZ O’DONNEL
Komunikasi adalah sebagi suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.

Dari ketiga pendapat dapat disimpilkan bahwa komunikasi harus mencakup tiga hal penting yaitu:
• Harus ada si pembawa berita atau biasa disebut komunikator (sender)
• Harus ada si pembawa berita atau disebut komunikan (receiver)
• Berita atau informasi yang akan disampaikan.



TERJADINYA KOMUNIKASI

1. One way traffic: komunikasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang yang mengirim berita tidak bermaksud untuk menerima umpan balik dari yang menerimanya secara langsung.

2. Two way traffic: komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain dimana kedua orang tersebut sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan.

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

• Komunikasi langsung
• Komunikasi tidak langsung
• Komunikasi horizontal
• Komunikasi formal
• Komunikasi informal

BAGAIMANA MENGELUARKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI

Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi. Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:

• IDE (gagasan) => Si Sender

• PERUMUSAN
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.

• PENYALURAN (transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.

• TINDAKAN
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.

• PENGERTIAN
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.

• PENERIMAAN
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).


Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi. Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.
Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual. Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.

HAMBATAN-HAMBATAN KOMUNIKASI

• Mendengar
Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.

• Menilai sumber
Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi. Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung mengabaikannya.

• Persepsi yang berbeda
Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.

• Sinyal nonverbal yang tidak konsisten
Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.

• Gangguan
Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya

DINAMIKA ORGANISASI

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip. Di dalam sebuah organisasi tentu akan terjadi suatu dinamika dimana menuntut perhatian pengurus dan anggotanya. Dalam dinamika organisasi ini akan dibahas beberapa hal penting antara lain :

DINAMIKA KONFLIK
Timbulnya konflik atau pertentangan dalam organisasi, merupakan suatau kelanjutan dari adanya komunikasi dan informasi yang tidak menemui sasarannya. Pada hakekatnya konflik merupakan suatu pertarungan menang kalah antara kelompok atau perorangan yang berbeda kepentingannya satu sama lainnya dalam organisasi.

JENIS-JENIS KONFLIK
• Person role conflict : konflik peranan yang terjadi didalam diri seseorang.
• Inter role conflict : persoalan timbul karena satu orang menjabat dua atau lebih
fungsi yang saling bertentangan.
• Intersender conflict : konflik yang timbul karena seseorang harus memenuhi harapan
beberapa orang.
• Intrasender conflict : konflik yang timbul karena yang disampaikannya informasi yang
saling bertentangan.
Selain pembagian jenis konflik di atas masih ada pembagian jenis konflik yang dibedakan menurut pihak-pihak yang saling bertentangan, yaitu :
• Konflik dalam diri individu
• Konflik antar individu
• Konflik antar individu dan kelompok
• Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama
• Konflik antar organisasi

SUMBER KONFLIK
• Kebutuhan untuk membagi sumber daya yang terbatas
• Perbedaan- perbedaan dalam berbagai tujuan
• Saling ketergantungan kegiatan-kegiatan kerja
• Perbedaan nilai-nilai atau persepsi
• Kemendungan organisasional
• Gaya-gaya individual

STRATEGI PENYELESAIAN KONFLIK
Mengendalikan konflik berarti menjaga tingakat konflik yang kondusif bagi perkembangan organisasi sehingga dapat berfungsi untuk menjamin efektivitas dan dinamika organisasi yang optimal. Namun bila konflik telah terlalu besar dan disfungsional, maka konflik perlu diturunkan intensitasnya, antara lain dengan cara :
• Mempertegas atau menciptakan tujuan bersama. Perlunya dikembangkan tujuan kolektif di antara dua atau lebih unit kerja yang dirasakan bersama dan tidak bisa dicapai suatu unit kerja saja.
• Meminimalkan kondisi ketidak-tergantungan. Menghindari terjadinya eksklusivisme diatara unit-unit kerja melalui kerjasama yang sinergis serta membentuk koordinator dari dua atau lebih unit kerja.
• Memperbesar sumber-sumber organisasi seperti : menambah fasilitas kerja, tenaga serta anggaran sehingga mencukupi kebutuhan semua unit kerja.
• Membentuk forum bersama untuk mendiskusikan dan menyelesaikan masalah bersama. Pihak-pihak yang berselisih membahas sebab-sebab konflik dan memecahkan permasalahannya atas dasar kepentingan yang sama.
• Meningkatkan intensitas interaksi antar unit-unit kerja, dengan demikian diharapkan makin sering pihak-pihak berkomunikasi dan berinteraksi, makin besar pula kemungkinan untuk memahami kepentingan satu sama lain sehingga dapat mempermudah kerjasama.
• Me-redesign kriteria evaluasi dengan cara mengembangkan ukuran-ukuran prestasi yang dianggap adil dan acceptable dalam menilai kemampuan, promosi dan balas jasa.

MOTIVASI
Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan. Motivasi bukanlah sesuatu yang dapat diamati, tetapi merupakan hal yang dapat disimpulkan adanya karena sesuatu perilaku yang tampak. Motivasi merupakan masalah yang kompleks dalam organisasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi adalah berbeda-beda. Dan berkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula. Motivasi dapat ditimbulkan baik oleh faktor internal maupun eksternal tergantung darimana suatu kegiatan dimulai.
Kebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri seseorang akan menimbulkan motivasi internal. Begitu juga dalam suatu organisasi, setiap individu akan mempunyai kebutuhan dan keinginan yang berbeda dan unik. Penggolongan motivasi internal yang dapat diterima secara umum belum mendapat kesepakatan para ahli, namun demikian para psikolog menyetujui bahwa motivasi internal dapat dikelompokan menjadi 2 kelompok, yaitu :

a. motivasi fisiologis, yang merupakan motivasi alamiah (biologis) seperti lapar, haus, seks.

b. motivasi psikhologis yang dapat dikelompokan dalam 3 kategori dasar, yaitu :
• motivasi kasih sayang (affectional motivation) yaitu motivasi untuk menciptakan dan memelihara kehangatan keharmonisan, dll.
• motivasi mempertahankan diri (ego-defensive motivation) yaitu motivasi untuk melindungi kepribadian dan mendapatkan kebanggaan diri.
• motivasi memperkuat diri (ego-bolstering motivation) yaitu motivasi untuk mengembangkan kepribadian, berprestasi dll.
Teori motivasi eksternal menjelaskan kekuatan-kekeuatan yang ada di dalam individu yang di pengaruhi faktor-faktor intern. Untuk itu,teori motivasi eksternal tidak mengabaikan teori motivasi internal, tetapi justru mengembangkannnya. Teori motivasi eksternal ada yang positif dan ada pula yang negatif. Dalam hal ini ada beberapa teori yang menjelaskan teori motivasi eksternal, yaitu :

a. Teori X dan Teori Y Mc Gregor

 Anggapan-anggapan yang mendasari teori X :
• Rata-rata para pekerja itu malas, tidak suka bekerja dan akan menghindarinya bila dapat.
• Karena pada dasarnya pekerja tidak suka bekerja, maka harus dipaksa, dikendalikan, dipelakukan dengan hukuman, dan diarahkan untuk pencapaian tujuan organisasi.
• Rata-rata para pekerja lebih senang dibimbing, berusaha menghindari tanggung-jawab, mempunyai ambisi yang kecil, keamanan drinya di atas segala-galanya.

 Anggapan-anggapan yang mendasari teori Y :
• Usaha phisik dan mental yang dilakukan manusia dalam bekerja adalah kodrat manusia, sama halnya dengan bermain atau beristirahat.
• Rata-rata manusia bersedia belajar, dalam kondisi yang layak, tidak hanya menerima tetapi mencari tanggung-jawab.
• Ada kemampuan yang besar dalam kecerdikan, kreativitas dan daya imajinasi untuk memecahkan masalah-masalah organisasi yang secara luas tersebar pada seluruh karyawan.
• Pengendalian ekstern dan hukuman bukan satu-satunya cara untuk mengarahkan usaha pencapaian tujuan organiasasi.
• Keterikatan pada tujuan organisasi adalah fungsi penghargaan yang diterima karena prestasinya dalam pencapaian tujuan itu.
• Organisasi seharusnya memberikan kemungkinan orang untuk mewujudkan potensinya, dan tidak hanya digunakan sebagian.

b. Teori Hirarki Kebutuhan Maslow
Menurut Maslow ada 5 kebutuhan dasar manusia yang membentuk hirarki kebutuhan, yaitu :
• Kebutuhan Fisiologis
• Kebutuhan Keamanan
• Kebutuhan Sosial
• Kebutuhan Penghargaan
• Kebutuhan Aktualisasi Diri

c. Teori Motivasi Berprestasi Mc Clelland
Menurut Mc Clelland, seseorang dianggap mempunyai motivasi prestasi yang tinggi, apabila dia mempunyai keinginan untuk berprestasi lebih baik dari pada yang lain dalam banyak situasi. Mc Clelland memusatkan perhatiannya pada tiga kebutuhan manusia yaitu :
• Kebutuhan Prestasi
• Kebutuhan Afiliasi
• Kebutuhan Kekuasaan

d. Teori Motivasi Dua faktor Herzberg
Menurut Herzberg ada dua faktor yang mempengaruhi motivasi kerja seseorang dalam organisasi, yaitu :
• pemuas kerja (job satisfier) yang berkaitan dengan isi pekerjaan.
• penyebab ketidakpuasan kerja (job dissafisfiers) yang bersangkutan dengan suasana pekerjaan Satisfiers disebar motivators. (dissatifiers disebut faktor-faktor yang higienis).